ViVid Women! エスエスブレーンスタッフ日記

  

新入社員の皆さんも入社して１ヶ月が過ぎ、
本格的に仕事に取組み始めていることだと思います。

仕事の上で意外に注意が必要なのが、
上司や先輩への「社内メール」の使い方です。
社外へのメールは慎重になる人も、社内向けの場合は気を抜きがちになります。
文字だけで伝えるメールは送り手が相談のつもりで回答を待っているのに、
受け手にはその意図が伝わらないこともあり、行き違いも起きやすいのです。
社内メールは上司へのホウレンソウ（報告・連絡・相談）で使うことも多いので、
十分注意したいところです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が昨年８月に発表した
「ビジネスメール実態報告」によると、社外からのものも含め、
受け取ったメールで不快に感じたことのある人は５１％に上るそうです。
原因の１位は「文章があいまい」３８％、続いて「件名がわかりにくい」１７％。
わかりにくいメールは相手に不快感を与える恐れがあることを認識しておきましょう。

そこで、心得ておきたいポイントを紹介します。

●件名　メールを受け取る人は、件名で優先順位を判断することが多い
　　　　　「お願い」「相談」「報告」などの言葉を添えること。
　　　　　(例)「○○社の件でご相談」

●文章　　メールの目的が相手に分かりやすいようはっきりと
　　　　　・箇条書き　
　　　　　(例)「○○の件で２点ご相談があります。
　　　　　　　①～
　　　　　　　②～　　　　　　　　　　　　　　」
　　　　　・なるべく、改行し、段落ごとに行間をとる
　　　　　・一文は５０字文字以内

●あいさつ　社内であってもあいさつ、名前はきちんと書く
　　　　　（例）「○○課長
　　　　　　　　お疲れ様です。△△です。」

●言葉　　語尾は「です」「ます」の丁寧語　　

以上のポイントを踏まえ社内メールを有効に活用してほしいのですが、
ミスの報告など直接会って話すべきことまでメールをするのは厳禁です。
急ぐ場合や重要な案件も詳細をメールで送ったうえで一声かけるのが必要です。

メールは仕事を円滑にすすめるためのコミュニケーションの道具です。

くれぐれもトラブルを招かないよう配慮することを忘れずに。

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５月の連休は皆さんいかがでしたか？
連休明けの職場は社員のお土産や楽しい土産話に花が咲いたのではないでしょうか。
あっ、もしかしたら浜松祭りで活躍された方は声を嗄らしている人もいるかもしれませんね。

実は私も今年は自治会の役員なので、それなりに浜松祭りの３日間頑張りました。
屋台の町内引き回しや凧場から戻ってくる人たちへの炊き出しの味噌汁作り、
掃除・片づけ等、子供が４年生の時に子供会の役員として参加して以来１２年ぶりです。
正直祭りの前日までは「ちょっと、面倒だな～」と心が重かったのですが、
出てしまえば楽しい時間となり、「参加してよかった！！」と思うのですから、不思議ですね。

４月に役員となって始まったばかり、この先の夏のお祭り、草取り、避難訓練等
いろいろ行事が控えています。
せっかくのお役目ですから１年間楽しんで乗り切りたいと思います！！

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今年も３月４月と２回に分けて２日間の研修を行い、
多くの新入社員の方に参加いただきました。



始めに、この研修中に心がけることとして
・メモをとる
・積極的な発言と行動
・チャレンジをする
・反応を示すの４点を伝えました。
さらに、この研修はみなさんにとって仕事であること、
それぞれの会社様から何を期待、要望されているかを伝えました。
次に新入社員の方には、
自己紹介もかねて「自分は１年後○○のできる社員になります」と宣言してもらいました。
研修開始時は少し不安そうな新入社員のみなさんが、
だんだんと社会人としての学びの表情に変わるのを感じました。

研修中は、みなさんこちらの指示に素直に応じ、
自分たちの意見も述べながら積極的に参加されていました。
ビジネスマナーの実習では、使い慣れない敬語に少し戸惑いながらも、
しっかりと声を出し行うことができました。
みなさんの感想を見てみると、
「人として当たり前のこと、基本的なことがとても大事だとわかりました」
「受動的ではなく自発的に行動したい」
「社会人としての責任と意識と自覚を身につけることができました」といった声がありました。
大変うれしく、頼もしく思います。

ぜひ１年後、みなさんが宣言したような社員になれるよう、私たちも心から応援しています。

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